E-fakturering vs. traditionell fakturering: därför är det dags att byta

Fakturering har alltid varit en grundläggande del i en affärsverksamhet, från de tidigaste civilisationernas byteshandel till dagens moderna företag. I likhet med många andra grundprocedurer transformeras faktureringen nu av ny teknik och blir helt digital. E-fakturering är inte bara en övergående trend – den erbjuder ett smartare och snabbare sätt att hantera fakturor vilket minskar pappersarbetet och gör transaktionen snabbare. Elektroniska fakturor gör hela processen mer effektiv och korrekt – och lösningarna backas till och med upp av förändrade regelverk.

Ännu inte övertygad? Låt oss gå djupare in i skillnaderna mellan traditionell och elektronisk fakturering så att vi kan förklara varför vi tycker att du borde byta redan i dag.

Snabbare betalningar, snabbare framgång: inget för snigelpost

I dagens samhälle där omedelbar kommunikation och beslutsprocesser i realtid är normen hänger traditionella faktureringslösningar helt enkelt inte med. E-fakturering ger den snabbhet och effektivitet som din verksamhet behöver och gör pappers- och PDF-fakturor redo för museum.

Vi gör en enkel övning: fundera på hur mycket tid ni på företaget lägger på att skanna, skriva ut och skicka fakturor. Pratar vi minuter, timmar eller till och med dagar? Föreställ dig nu att nästan all denna tid kan läggas på andra uppgifter som gynnar ditt företag. Det låter väl bra? Den viktigaste fördelen med e-fakturering är snabb leverans och mottagande. Tiden då du väntade på brevbäraren eller febrilt letade bland bilagor i inkorgen är ett minne blott. Satsa istället på e-fakturering så att ditt företag kan skicka fakturor i realtid och drastiskt minska väntetiden från leverans till påbörjad betalningsprocess. 

Allt handlar emellertid inte om snabbhet. Automatisering, en kärnkomponent i e-faktureringslösningar som Maventa, tar effektiviteten i faktureringen till nästa nivå. Tack vare det strukturerade formatet kan e-fakturor hanteras upp till 3,5 gånger snabbare än pappersfakturor, som kan variera stort i format och storlek. Övergången till e-fakturering kommer inte bara att förbättra kassaflödet utan också minska tiden som slösas bort på att jaga betalningar och driva in skulder. 

Maria Harinen, Commercial Product Director på Maventa förklarar ytterligare.

”Det strukturerade e-fakturaformatet är inte bara en liten detalj – det är en rejäl kvalitetshöjare. Dessa standardformat gör det möjligt att utveckla AI-baserade lösningar, som att till exempel identifiera bristande enhetlighet eller avvikelser i fakturaflöden och varna användare om diskrepanser eller prisförändringar”, säger hon.

Manuella inmatningsmisstag, försvunna brev eller borttappade pappersfakturor kan leda till kostsamma fel som ökar företagets utgifter i onödan. ”Med e-fakturering får du precision och förmågan att göra omedelbara korrigeringar”, tillägger Maria Harinen. 

I grund och botten handlar e-fakturering inte bara om att ersätta papper med pixlar, utan handlar mer om att utnyttja teknik för att öka den operativa effektiviteten och precisionen.

Från datakrångel till praktiska insikter

Traditionell fakturering är starkt beroende av manuellt arbete, från inmatning av data till sortering av pappers- och e-postfakturor. Detta ger högre felrisk och massor av slöseri med tid. Skulle det inte vara trevligare att ha alla faktureringsdata och detaljer på ett och samma ställe, till exempel i ditt affärs- eller ekonomisystem? E-fakturering ger tillgång till värdefulla, datadrivna insikter genom strukturerade data. Inga fler manuella inmatningar, inga fler onödiga fel, men däremot många viktiga resurser som frigörs för mer värdefulla arbetsuppgifter.

Som tidigare nämnts ger strukturerade data möjlighet att ännu mer effektivt använda nya, AI-drivna lösningar som en del av verksamheten. Denna teknik erbjuder fördelar som sträcker sig långt bortom att bara identifiera fel eller bristande enhetlighet – de låter er prognostisera kassaflöden mycket bättre och kan till och med erbjuda praktiskt användbara affärsinsikter.

Maria Harinen påpekar att en e-faktura också ger betydande fördelar för mottagaren. 

”De viktigaste fördelarna inkluderar automatisk uppladdning av fakturan till mottagarens system, vilket förenklar arbetsflödena för godkännande, betalning och redovisning. Det minimerar också risken för fel från deras sida.”

Maria Harinen fortsätter: ”E-faktureringsoperatörer erbjuder redan teknik som inte bara kontrollerar fakturor för korrekthet utan också konverterar dem till format som är lätta att hantera. Detta är särskilt viktigt i affärsmiljöer där fakturor rör sig genom olika programvaror till flera olika marknader.”

Bra för affärerna, toppen för planeten

Nuförtiden är det vida erkänt att de dagliga val företag gör har en direkt inverkan på miljön. E-fakturering är inte bara ett smart drag för att spara pengar och tid, utan är också ett stort steg mot en mer hållbar och miljövänlig verksamhet.

Här kommer ett exempel. Hela livscykeln för en pappersfaktura bidrar till företagets koldioxidavtryck. Det innebär att varje gång en pappersfaktura skapas, skickas, levereras och lagras ökar denna siffran. För att du ska få en uppfattning om storleksordningen producerar en enda pappersfaktura cirka 450 gram CO2e. Genom att byta till en e-faktura sjunker denna siffra till 150 gram. När du multiplicerar detta med antalet fakturor ni skickar varje år blir det en ganska betydande minskning.

Vissa europeiska länder, som Finland, skördar redan frukterna av en tidig implementering av e-fakturor. Hela 92 % av finländarna hanterar sina fakturor online, och 75 % använder e-fakturor. 

En rapport för 2018 från Finance Finland framhåller att utöver att göra bank- och affärsverksamheten mer effektiv har e-faktureringen också minskat miljöpåverkan avsevärt. Genom att automatisera ekonomihanteringen med e-fakturor kan företag minska sitt koldioxidavtryck med hela 80–90 %.

Även om de ekonomiska vinsterna av att byta till e-faktura är tydliga understryker miljöfördelarna att förändringen är nödvändig, även på global nivå. Att välja e-fakturering effektiviserar inte bara företagets processer utan ger också möjlighet att visa upp företagets engagemang för en gemensam sak. 

Säkerhet? Efterlevnad? Du behöver aldrig mer oroa dig

Att skydda känslig information och efterleva juridiska standarder är inte bara viktigt utan avgörande. E-faktureringen kombinerar i sin kärna dessa två kritiska element.

E-faktureringsoperatörer arbetar hårt med avancerade krypteringsmetoder för att hålla data säkra under överföring och lagring. Att skicka fakturor på ett säkert sätt är självklart viktigt, men att de förvaras under de striktaste säkerhetskraven är minst lika avgörande. Operatörer som Maventa håller jämna steg med de senaste standarderna och utför det hårda arbetet åt er bakom kulisserna. Risto Collanus, Service Owner på Maventa säger såhär: ”Maventa följer strikta sekretess- och säkerhetsprotokoll, inklusive Visma VCDM-certifieringen, och följer förordningar som GDPR.” Vi krypterar kunddata och testar regelbundet våra system för att kunna garantera säkerheten.”

Det regulatoriska landskapet kring e-fakturering kan kännas invecklat och fullt av mandat som är svåra att följa. Varje land uppdaterar lagarna i sin egen takt, och detta kan vara särskilt utmanande för företag som också har verksamhet bortom hemlandets gränser. Den enklaste strategin för företag som vill bibehålla efterlevnaden är att välja en ekonomiförvaltningslösning eller ett affärssystem som samarbetar med en pålitlig och säker e-faktureringsoperatör. På så vis kommer ni inte att gå miste om några möjligheter att effektivisera företaget och kan också hålla verksamheten på rätt sida av regelverket.

Tillgängligt och skalbart – alltid i linje med din verksamhet

Skulle det inte vara bra att få tillgång till viktiga affärsverktyg och data när som helst, var som helst? E-fakturering ger friheten att hantera, skicka och ta emot fakturor utan begränsningar av tid eller plats. Tänk dig att du enkelt kan hantera fakturor medan du kopplar av på stranden eller att din revisor slutför arbetet sent på kvällen – med e-fakturering kan du säkerställa att finansiella transaktioner alltid bara är några klick bort.

En av de mindre uppenbara fördelarna med e-fakturor är möjligheten att enkelt hantera stora volymer. Enkelt uttryckt kan man säga att lösningen växer och skalas upp tillsammans med din verksamhet. Traditionella faktureringsmetoder kan snabbt bli en flaskhals och som hindrar företagets effektivitet. E-faktureringsarkitekturen är däremot utformad för att tillgodose era växande behov utan att ni någonsin behöver hantera begränsningar i faktureringskapaciteten. Detta gör e-fakturering till ett kraftfullt verktyg för företag i alla storlekar. Vare sig det gäller ett nystartat företag eller en etablerad global koncern anpassas e-faktureringen och växer tillsammans med verksamheten.

Full kontroll över transaktionerna

Att komma igång med e-fakturering handlar inte bara om att komma ikapp med de senaste tekniktrenderna. Det handlar om att ta full kontroll över en av de viktigaste aspekterna för företagandet: transaktionerna. Det är ett smartare, säkrare och miljövänligare sätt att hantera företagets ekonomi.

Osäker på var du ska börja? Vi rekommenderar dig att prata med din programvaruleverantör för att ta reda på om de redan erbjuder e-faktureringslösningar. Om de inte gör det kan du tipsa oss om ditt affärssystem, så ser vi till att du inte går miste om e-faktureringstjänster i framtiden.