Het kiezen van de juiste partner voor e-facturen voor uw software – hoe vindt u de beste?

Als u financieel beheersoftware of ERP-systemen verkoopt aan bedrijven (ongeacht de omvang), weet u als geen ander hoe belangrijk uw product is voor het dagelijks werk van uw klanten. Elke dag komen er nieuwe trends en technologieën op, waardoor het steeds moeilijker wordt om bij te blijven. Uw team werkt waarschijnlijk al hard aan een volle roadmap voor het opkomende kwartaal. Nóg een item erbij, zoals e-facturering, kan een lastige opgave lijken. Maar wat als er een manier zou zijn om uw aanbod uit te breiden zonder nog meer op het bordje van uw team te schuiven?

Dit is wanneer externe oplossingen om de hoek kijken. Het juiste e-factureringssysteem kan moeiteloos geïntegreerd worden in uw software, zodat uw klanten en hun bedrijven profiteren van meer efficiëntie en veiligheid. Maar hoe weet u welk product het beste is? Er zijn immers zo veel opties om uit te kiezen. Laten we samen door dit proces lopen. 

Waarom zou u e-facturering overwegen?

Het integreren van e-facturering in uw software biedt meer dan alleen een nieuwe functie. Zie het als een krachtige, strategische tool die de manier verandert waarop uw klanten hun transacties beheren. Vergeleken met traditionele factureringsmethoden zijn er bij e-facturering minder menselijke fouten, snellere betaalcycli en zelfs minder operationele kosten. Daarnaast zorgt het ervoor dat bedrijven in lijn met de richtlijnen blijven, wat compliancerisico’s vermindert. Dat klinkt heel goed, nietwaar?

Het kiezen van de juiste partner; waarmee rekening te houden?

Op het eerste gezicht lijken veel e-factureringsaanbieders misschien op elkaar. Zelfs het aanbod lijkt aanvankelijk moeilijk te onderscheiden. Dus wat zijn de kritieke factoren waar u goed naar moet kijken?

Naadloze integratie

U moet op zoek gaan naar een systeem dat naadloos geïntegreerd kan worden binnen uw eigen systeemarchitectuur. De beschikbare methodes dienen bekend te zijn binnen uw ontwikkelingsteam. Doe geen concessies op het vlak van gebruikerservaring en accepteer niets minder dan een uitmuntend systeem.

Compliance

Omdat de regelgeving voortdurend wordt aangepast, moet uw e-factureringspartner een proactieve speler zijn die ingebouwde compliance aanbiedt en deze onderhoudt. Hun expertise en infrastructuur moeten u en vooral uw klanten beschermen tegen mogelijke boetes.

Beveiliging

Dat de beveiliging top moet zijn, spreekt voor zich. Richt u op robuuste beveiligingsmaatregelen en certificaten die de integriteit en vertrouwelijkheid van de transacties en gegevens van uw klanten waarborgen.

Schaalbaarheid

Naarmate uw bedrijf groeit en die van uw klanten ook, zal uw e-factureringssysteem het tempo bij moeten kunnen benen. Het systeem moet een verhoogd volume zonder enige problemen aankunnen, zonder dat er concessies moeten worden gedaan ten aanzien van de eerder vermelde factoren.

Ondersteuning

Goede ondersteuning kan het verschil maken. De beste partners bieden al tijdens het integratieproces uitstekende ondersteuning met korte wachttijden. Ook blijven ze u helpen bij vervolgstappen.

Prijskwaliteit

Ten slotte wilt u natuurlijk weten of u het beste systeem krijgt voor uw geld. Van maandelijkse abonnementen tot kosten per transacties: er zijn waarschijnlijk net zo veel prijsmodellen als partners. De beste systemen leveren niet alleen besparingen op, maar verhogen ook de omzet. 

Op zoek naar de perfecte oplossing

De juiste e-factureringspartner voldoet niet alleen aan uw technische vereisten, maar zet zich ook in om klanten tevreden te houden en voor de langetermijngroei. Afhankelijk van welk land of in welke landen u actief bent, hebt u waarschijnlijk al een heleboel opties om uit te kiezen. 

Vindt u het lastig om de lijst met potentiële partners in te korten? Hier zijn een aantal overwegingen die kunnen helpen:

1. Wat voor functies zitten inbegrepen in het aanbod? Zijn er ook extra functies afgezien van het versturen en ontvangen van facturen?
2. Kan het systeem aangepast worden aan de behoeften van uw klanten?
3. Wat voor API biedt het systeem?
4. Hoe werkt het integratieproces?
5. Zijn er flexibele en schaalbare prijsopties om uit te kiezen?
6. In hoeverre is het systeem schaalbaar, ter ondersteuning van een groeiend klantenbestand en hogere factureringsaantallen?
7. Wat voor prestatiegaranties worden er geboden?
8. Welke beveiligingsmaatregelen worden er getroffen om gegevens te beschermen? Hoe zit het met het gegevensprivacy en de AVG?
9. Beschikt het systeem over beveiligingscertificaten?
10. Wat voor ondersteuning wordt er geboden, zowel tijdens als na de integratie?
11. Hoe wordt er omgegaan met vragen van klanten omtrent e-facturering? 
12. Hoe verwerken ze feedback van partners in uw ontwikkelingsproces?
13. Hoe zorgen ze ervoor dat hun systeem blijft voldoen aan zowel globale als nationale richtlijnen?
14. Hoe worden de regelgevende updates beheerd en aangekondigd?
15. Zijn er succesverhalen bekend van vergelijkbare samenwerkingsverbanden?

Klaar om tot een besluit te komen?

Als u tot hier bent gekomen, proficiat! U weet nu als geen ander hoe u een strategische zet kunt maken en e-facturering aan uw klanten kunt aanbieden. Onthoud dat het doel is om uw klanten een uitgebreid, veilig en efficiënt systeem te bieden dat niet alleen aansluit op uw huidige aanbod, maar het ook beter maakt dan het al is. We wensen u veel succes!

Maar soms ligt de oplossing voor de hand…

We willen onszelf niet al te veel op de borst kloppen, maar we zijn er bij Maventa trots op dat we meer dan 300 softwarepartners bedienen met een e-factureringssysteem van wereldklasse dat volgens ons aan alle eisen voldoet. Als u geïnteresseerd bent in overstappen, gaan we graag het gesprek aan.