Wat is e-facturering? Hier vindt u alles wat u moet weten van de beginselen tot aan de voordelen

Sneller dan de post. Handiger dan een e-mail. Met één muisklik gaat er een wereld open.

“Kijk! Daar in de lucht! Het is een e-mailfactuur!”
“Het is een papieren factuur!”
“Het is een e-factuur!“

Hoewel e-facturering misschien niet dezelfde indruk achterlaat als Superman, is het nog altijd een gamechanger voor veel mensen in de zakenwereld. Het zorgt voor gestroomlijnde facturen en meer veiligheid. Dit artikel gaat over de beginselen van e-facturering: wat is het, voor wie is het bedoeld en wat zit erachter?

Laten we beginnen met die eerste vraag: wat is e-facturering precies en waarom is het een gamechanger? De Europese Commissie beschrijft e-facturering als volgt: “de uitwisseling van een elektronische factuur tussen een leverancier en een koper.” Kortom: e-facturering is een veilige en geautomatiseerde manier voor bedrijven om facturen uit te wisselen. 

Wat is een e-factuur?

In tegenstelling tot pdf-bestanden of gescande afbeeldingen, kennen e-facturen een gestructureerd formaat, zoals XML (eXtensible Markup Language). Dit formaat is ook machineleesbaar. Dit betekent dat gegevens zoals productomschrijvingen, hoeveelheden en prijzen ingebed zitten in het document zelf, zodat ERP’s en factureringssoftware deze data kunnen lezen. Gestructureerde e-facturen worden vaak voorzien van een factuurafbeelding. Dat is een visualisatie van de inhoud van de gestructureerde factuur die u in de software hebt aangemaakt.

Hoewel de kernstructuur hetzelfde is voor alle e-facturen, variëren de specifieke formaten per regio en land. Zo is er SI-UBL in Nederland, Svefaktura in Zweden en Finvoice in Finland. Het goede nieuws is dat EU-norm EN16931 de verschillende e-factuurformaten beter op elkaar wil laten aansluiten. Dit betekent dat zelfs als bedrijven verschillende formaten gebruiken (zoals SI-UBL, Svefaktura of PeppolBIS), de kerngegevens van de factuur nog altijd kunnen worden ingelezen door verschillende systemen. Dit voorkomt ingewikkelde omzettingen en maakt het makkelijker om internationaal handel te doen.

E-facturering schept duidelijkheid en biedt besparingen in de bedrijfsvoering

Kortom: bedrijven van alle soorten en maten profiteren van e-facturering. Van start-ups tot grote ondernemingen, maar ook overheidsinstanties en consumenten zelf.

De chaos van papieren facturen en e-mailfacturen kan overweldigend zijn

Laten we er een echt voorbeeld bij pakken. Stel u voor dat u bij een accountingkantoor werkt waar u als accountant stapels papieren facturen en gigabytes aan e-mailfacturen binnenkrijgt van verschillende klanten. Deze facturen komen misschien met de post, per e-mail, met de koeriersdienst, of ze worden zelfs in persoon afgeleverd. Een logistieke nachtmerrie. Elke factuur moet dan handmatig in de accountingsoftware worden ingevoerd. Een vervelend proces dat dagen dan niet weken in beslag kan nemen. Hebt u als accountant dan niet lekker geslapen, of last van hoofdpijn, dan is een foutje zo gemaakt. Eén enkele verkeerde komma kan een kettingreactie van belletjes aan leveranciers, kredietnota’s en handmatige gegevensaanpassing ontketenen. Dit kost natuurlijk allemaal veel geld en tijd.

E-facturering voorkomt de stress van handmatige invoer

Bij e-facturering wordt het hele proces gestroomlijnd. Menselijke fouten worden tot een minimum beperkt, en taken zoals handmatige gegevensinvoer en het opzoeken van kwijtgeraakte papieren facturen behoort tot het verleden. Hierdoor komt er kostbare tijd vrij om u te richten op wat écht belangrijk is: het runnen van het bedrijf. De leveranciers sturen de facturen elektronisch op via een beveiligd netwerk, waardoor u ze zo in bezit hebt. E-facturering automatiseert tijdrovende en frustrerende handmatige processen, waardoor u tijd en geld bespaart.

Hoe werkt het e-factureringsproces?

Het versturen en ontvangen werkt volgens dezelfde logica als bij het opsturen van een brief via de post. De afzender stopt de brief in een brievenbus. Een postbezorger pikt de brief op en stuurt hem naar een postverwerkingscentrum, waar een andere postbezorger de brief meeneemt en bij de ontvanger bezorgt. 

Bij e-facturering zijn de afzenders en de ontvangers de zogeheten eindgebruikers (de mensen die de brieven sturen en ontvangen). De e-factureringsaanbieder fungeert als postbezorger tussen de brievenbussen. Het belangrijkste hierbij is dat deze uitwisseling automatisch, beveiligd en onmiddellijk plaatsvindt. Dat is heel anders dan bij het handmatig versturen en ontvangen van brieven (of facturen).

1. De afzender maakt de factuur aan in de factureringssoftware en stuurt deze dan veilig op via het e-factureringsnetwerk.
2. De e-factureringsaanbieder van de afzender zet de factuur om in een formaat dat de software van de ontvanger ook kan lezen, en levert het daar veilig af.

Verwar e-facturen niet met digitale facturen

E-facturen zijn een relatief nieuw fenomeen in het bedrijfsleven. Er zijn dan ook meerdere interpretaties van wat een elektronische factuur inhoudt. Een factuur kan dan wel digitaal zijn, maar dat maakt het nog geen elektronische factuur. Een jpg-bestand of pdf-bestand dat per e-mail wordt gestuurd, is bijvoorbeeld geen e-factuur. Ook papieren facturen die met herkenningssoftware worden gescand en dan handmatig worden geüpload in de e-factureringssoftware zijn nog geen e-facturen. 

E-facturen volgen een specifieke structuur die is vastgesteld door richtlijnen en sectornormen. Dit gestandaardiseerde formaat maakt de gegevens inzichtelijk voor machines. De informatie kan zo van de software van de verzender naar de software van de ontvanger worden gestuurd, zonder dat er handmatige verwerking plaatsvindt.

Hoe voer je e-facturering in?

E-facturering is een waardevol hulpmiddel. Het zit meestal ingebouwd in factuursoftware of software voor financieel beheer.  De eerste stap is om uw softwareprovider te vragen of hun software voldoet aan e-factureringsvereisten. Zo ja, dan kunnen zij u helpen om e-facturering op te zetten binnen de bestaande software. 

Hoeveel kost e-facturering?

E-facturering is véél goedkoper dan papieren facturering, maar de kosten ervan hangen wel af van de ERP-software en het prijsmodel daarvan. Bij sommige aanbieders betaalt u per transactie. Elke verstuurde en ontvangen e-factuur kent dan een duidelijke en transparante prijs. Soms zitten de kosten van e-facturering inbegrepen bij een ERP-maandabonnement. ERP’s kunnen ook een gratis abonnement aanbieden voor een bepaald aantal e-facturen, maar als er meer dan dat zijn, zult u ze op basis van gebruik of als pakket moeten betalen.

Wilt u ook beginnen met e-facturering?

E-facturering verandert razendsnel de manier waarop bedrijven hun financiën regelen. Dit geldt ook voor de toekomst. Doordat het processen stroomlijnt, fouten tot een minimum beperkt én tijd bespaart, staat e-facturering garant voor efficiëntere bedrijfsvoering, ongeachte de omvang van uw bedrijf.

Sterker nog, e-facturering is nu al verplicht in sommige landen. Het zal ook op steeds meer plekken verplicht worden. E-facturering wordt dus steeds belangrijker. Het doorvoeren ervan is dan ook een strategische keuze voor bedrijven zoals de uwe die concurrerend willen blijven op de wereldmarkt.

Voor meer informatie over de voordelen van e-facturering, kunt u ook ons artikel ‘E-facturering vs. traditionele facturering: waarom het tijd is om over te stappen’ lezen.