Vad är e-fakturering? Här är allt du behöver veta, från grunderna till förmånerna

Snabbare än papperspost. Mer kraftfullt än e-post. Få massor gjort med bara ett klick.

”Titta! Uppe i himlen! Det är en e-postfaktura!”
”Det är en pappersfaktura!”
”Det är en e-faktura!”

Även om e-fakturering inte ger samma första intryck som Stålmannen är lösningen fortfarande en revolution som kommer att påverka många liv i affärsvärlden genom att effektivisera faktureringsprocesser och göra företagens vardagsarbete säkrare. Detta blogginlägg kommer att förse er med grundläggande kunskaper om e-fakturering: vad är det, vem det är till för och hur fungerar processen bakom?

Låt oss börja med den allra första frågan: vad är definitionen av elektronisk fakturering och varför är den revolutionerande? Europeiska kommissionen definierar e-fakturering som: ”utbyte av ett elektroniskt fakturadokument mellan en leverantör och en köpare”. Enkelt uttryckt är e-fakturering ett säkert och automatiserat utbyte av fakturor mellan företag.

Vad är en e-faktura?

Till skillnad från PDF-filer eller inskannade bilder använder e-fakturor ett strukturerat format, som XML (eXtensible Markup Language), som är maskinläsbart. Detta innebär att data som produktbeskrivningar, kvantiteter och priser är inbäddade i själva dokumentet, så att det blir läsbart för affärssystem och faktureringsprogram. Strukturerade e-fakturor åtföljs ofta av en fakturabild som är en visualisering av det strukturerade fakturainnehåll du skapat i din programvara.

Även om kärnstrukturen är densamma i e-fakturor kan specifika format variera beroende på region och land, som till exempel SI-UBL i Nederländerna, Svefaktura i Sverige eller Finvoice i Finland. Den goda nyheten är att EU-standarden EN16931 främjar interoperabilitet mellan olika e-fakturaformat. Detta innebär att kärndata i fakturan fortfarande kan läsas av olika system även om företagen använder olika format (som SI-UBL, Svefaktura eller PeppolBIS). Detta eliminerar behovet av komplexa konverteringar och öppnar upp gränserna för smidigare internationell handel.

E-fakturering gör affärsprocesser tydligare och sparar pengar

Kort sagt: e-fakturering gynnar företag i alla storlekar, från nystartade företag till koncerner, och till och med statliga myndigheter och konsumenter.

Kaoset som pappers- och e-postfakturor orsakar kan vara överväldigande

Låt oss börja med ett exempel från verkligheten. Tänk dig att du jobbar på ett redovisningskontor där du som revisor får ett berg av pappersfakturor och gigabytes av mejlfakturor från olika kunder. Dessa fakturor kan komma med post, e-post, bud eller till och med levereras för hand, vilket skapar en logistisk mardröm. Varje faktura måste matas in i bokföringsprogramvaran för hand, en tråkig process som kan ta dagar eller veckor. Lägg till en dålig natts sömn eller plötslig huvudvärk så har du ett recept på katastrof. En enda felplacerad decimal kan utlösa en kedjereaktion av samtal till leverantörer, kreditfakturor och manuella datakorrigeringar som alla tär på företagets tid och pengar.

Med e-fakturering slipper du stressen från det manuella kaoset

E-fakturering effektiviserar hela processen genom att minimera risken för mänskliga fel och minska mängden arbetsuppgifter som manuell datainmatning och att jakt på borttappade pappersfakturor. Detta frigör värdefull tid som ni kan fokusera på det som verkligen betyder något – kärnverksamheten. Leverantörer skickar fakturor elektroniskt via ett säkert nätverk och når er på några minuter. E-fakturering automatiserar dessa tidskrävande manuella processer, vilket sparar tid, pengar och frustration.

Hur fungerar e-faktureringsprocessen?

Att skicka och ta emot fakturor följer samma logik som att skicka ett brev via posten där avsändaren lägger brevet i en brevlåda. En brevbärare hämtar det och levererar det till en postdistributionscentral, varifrån en annan brevbärare hämtar det och levererar brevet till mottagaren. 

Inom e-fakturering fungerar avsändare och mottagare som slutanvändare, och e-fakturaoperatörer fungerar som brevbärare mellan brevlådor. Viktigast är att utbytet sker automatiskt, säkert och på ett ögonblick jämfört med att skicka och ta emot brev eller fakturor manuellt.

1. Avsändaren skapar fakturan i sin faktureringsprogramvara och överför den säkert via e-faktureringsnätverket.
2. Avsändarens e-faktureringsoperatör konverterar fakturan till ett format som mottagarens programvara kan läsa och levererar den säkert till mottagarens programvara.

Låt dig inte luras av imitationer

E-fakturering är en relativt ny företeelse bland företag och det kan finnas olika tolkningar av vad en elektronisk faktura är. En faktura kan vara i digital form men detta räcker inte för att den ska kunna kallas en elektronisk faktura. Till exempel räknas inte JPG-filer eller PDF-filer som skickas via e-post som e-fakturor, och det gör inte heller pappersfakturor som skannas med OCR och sedan överförs manuellt till e-faktureringsprogramvaran. 

E-fakturor följer en specifik struktur som föreskrivs av förordningar och branschstandarder. Detta standardiserade format gör data maskinläsbara och låter informationen levereras utan manuell hantering hela vägen från avsändaren till mottagarens programvara.

Så driftsätts e-fakturering

E-fakturering är en värdefull funktion som vanligtvis är integrerad i programvara för fakturering eller ekonomihantering.  Det första steget är att kolla med din programvaruleverantör för att se om deras programvara är kompatibel med e-fakturering. I så fall kan de hjälpa dig att konfigurera e-fakturering i din befintliga programvara. 

Vad kostar e-fakturering?

E-fakturering är ett mycket billigare alternativ än pappersfakturering, men kostnaden för e-fakturering beror på ERP-programvara och prissättningslogik. Vissa leverantörer erbjuder transaktionsbaserad prissättning där varje e-faktura som skickas och tas emot har en tydlig, transparent kostnad. Ibland ingår kostnaden för en e-faktura i en månatlig ERP-prenumerationsavgift, eller så kan leverantören erbjuda ett kostnadsfritt abonnemang för ett visst antal e-fakturor varefter de kommer att prissättas utifrån användning eller paket.

Är du redo att påbörja din e-faktureringsresa?

E-fakturering förändrar snabbt hur företag hanterar sin ekonomi nu och i framtiden. Genom att effektivisera processerna, minimera felrisken och spara tid främjar e-fakturering en effektivare verksamhet för företag i alla storlekar.

Faktum är att e-fakturering redan är obligatoriskt i vissa regioner, och användningen ökar stadigt runt om i världen. Denna växande betydelse gör förståelsen för och implementeringen av e-faktureringslösningar till ett strategiskt beslut för företag som strävar efter att förbli konkurrenskraftiga på en global marknad.

Få djupare kunskap om fördelarna med e-fakturering med vårt blogginlägg ”E-fakturering kontra traditionell fakturering: därför det är dags att byta”.